Tuskin joku ihminen rehellisesti nauttii työnhakuprosessista, mutta sitä joudutaan kuitenkin silloin tällöin tekemään. Opiskeluaikana työnhaku on suhteellisen helppoa: vaatimukset ovat matalia ja joka vuosi toistuu sama karuselli, eli työnhaun etiikka pysyy hyvin muistissa. Työpaikkaa vaihtavien ihmisten tilanne on haastavampi, sillä sen lisäksi, että täytyy koota omaan CV:hen hyvä kokonaiskuva itsestään, täytyy vielä selvittää, mihin suuntaan työmarkkinat ja niillä vallitsevat säännöt ovat viime vuosien aikana kehittyneet.
Jonain hienona hetkenä CV on vihdoin viimein valmis, hakemuskirjekin on viilattu viimeisen päälle ja nyt on oikea aika lähettää nämä opukset sopivan työpaikan henkilöstöasiantuntijalle. Sähköpostiosoitekin löytyy, mutta jotenkin itse viestin sisältö ei ole ihan selvä eikä tekstiä irtoa itsestään. Onneksi ohjeita löytyy siihenkin.
Otsikko ja liitteet
Aloitetaanpa siitä, mitä ei kannata tehdä heti ensimmäiseksi: saaja-kentän täyttämistä. Vahingossa lähetetty keskeneräinen sähköposti pilaa koko prosessin. Samoin unohtuneet liitteet, joten ne on syytä ladata viestin luonnokseen heti alkuun. Liitteet nimetään selkeästi, esimerkiksi ”CV – Maija Vepsäläinen” tai ”MV – Hakemus”. Liitteiden lisäämisen jälkeen täytetään otsikko, sillä senkin puuttuminen tekee kaiken valmistelutyön täysin merkityksettömäksi. Otsikko ei saa olla liian tylsä ja tavanomainen, vaan sen pitäisi herättää ihmisessä kiinnostusta; toisaalta, se ei missään nimessä saa muistuttaa mainosviestiä – ei siinäkään tapauksessa, kun töitä haetaan markkinointialalta. Hyvä mainos ei koskaan näytä mainokselta. Kolmen tai neljän sanan otsikko on sopiva, ja siitä on käytävä ilmi, mitä sähköpostiviestissä on. Esimerkiksi ”Työhakemus: projektipäällikkö pääkaupunkiseudulle” tai ”Sisäilma-asiantuntijan työhakemus: Kuopio” ovat hyviä vaihtoehtoja sen sijaan, että otsikkoon laitettaisiin pelkkä ”Hakemus” tai ”Kunnianhimoinen alan ammattilainen etsii uusia haasteita”.
Viestin sisältö
Jos sähköpostin vastaanottajan nimi on tiedossa, sitä käytetään heti tervehdyksessä. Moikka- tai terve-kaltaisia aloituksia on vältettävä; perusmuotoinen ”Hei Taina” sopii työhakemussähköpostiin mainiosti, toimii aina ja on täysin neutraali. Heti tervehdyksen jälkeen seuraa syy, jonka takia kyseinen sähköposti on saajalleen saapunut. Siihen riittää yksi lause, enintään kaksi. Jos työnhaku tapahtuu netti-ilmoituksen perusteella, siihen voi viitata linkillä helpottamaan henkilöstöammattilaisen työtä.
Kun CV:n lisäksi sähköpostiin on liitetty itsenäinen hakemuskirje, jossa kolmen kappaleen teksti kertoo hakijasta kaiken tarpeellisen, herää kysymys: mitä laitan itse viestiin? Usein pienen pohdinnan jälkeen hakemussähköpostin viestikenttä jää liiankin vajaaksi ja lukija ei ole yhtään innostunut avaamaan liitteet. Mutta niissähän on tärkein tieto, joten niihin täytyy viitata viestissä ja tehdä se niin, että lukija voisi tehdä liitteiden katselupäätöksen noin kymmenessä sekunnissa. Viestikenttään voi siis laittaa sen, mitä yleensä laitetaan oman ansioluettelon profiilikenttään: joku ainutlaatuinen, luova ja ennen kaikkea erittäin informatiivinen ja lyhyt kuvaus omasta persoonasta alan ammattilaisena ja työyhteisön jäsenenä. Ei haittaa, jos sama tieto löytyy myös CV:stä hieman eri sanoilla kerrottuna, kunhan lukija avaa sen CV:n ja alkaa lukea sitä.
Viestin loppuun laitetaan aina jotain sellaista, missä olisi aihetta jatkokeskustelulle. Pelkkä ”odotan vastaustasi” ei riitä, vaan viestistä on selkeästi käytävä ilmi, että olet tulossa haastatteluun, koska olet kiinnostunut paikasta ja olet valmis keskustelemaan molemmin puolin tuottoisasta vuorovaikutuksesta ja yhteistyöstä. Ja omat yhteystiedot viestin loppuun, vaikka ne löytyvätkin aina myös CV:n ensimmäiseltä sivulta.
Tarkkaan harkittu, mutta samalla rehellinen ja itsevarma teksti toimii hyvin. Työhakemussähköposti lähetetään normaalina työaikana eli yleensä klo 9–17 välillä ja seuraavana päivänä on hyvä soittaa perään tiedustelemaan, onko viesti tullut perille ja milloin tehdään haastatteluvalinnat. Ja niin: hyvä työnantaja on kiinnostunut hyvästä työntekijästä yhtä paljon kuin töitä hakeva ammattilainen uudesta mielenkiintoisesta työpaikasta.